FICHES TECHNIQUES

Le film d’entreprise et l’événementiel

COMMENT BIEN COMMUNIQUER GRACE A L’EVENEMENTIEL

En résumé :
L’organisation d’un événement répond à un besoin primordial de l’entreprise : celui de vendre et de faire passer un message. Il est donc important de sélectionner les meilleurs outils de communication car ces derniers sont nombreux mais certains auront des répercussions plus importantes et efficaces que d’autres.

Qu’est ce qu’un événement ?

Un événement organisé par une entreprise permet à cette dernière de réunir un nombre important de personnes afin de faire passer un message et faire parler d’elle. Il s’inscrit dans une actualité de l’entreprise et est ponctuel tout en ayant des répercutions positives sur le long terme.

Hormis l’effet divertissant qu’il peut apporter aux participants et invités, il doit avant tout informer, créer de nouveaux contacts, améliorer ou changer une image, augmenter la notoriété, motiver son personnel, tout cela dans le but de promouvoir un produit afin de dynamiser et augmenter les ventes.

On pourrait qualifier un événement comme une publicité sur le long terme.

Les choix de l’événement

Organiser un événement c’est faire des choix. Ces choix s’inscrivent dans une stratégie de communication car l’événement doit tout d’abord avoir un impact commercial :

Le choix de la cible est important car elle va permettre par la suite de déterminer le fil rouge de l’événement mais aussi le choix organisationnel de cette dernière.
Le fil rouge est l’objectif et le thème de l’événement. Une fois ce dernier déterminé, l’organisation de l’événement commence.
L’événement doit être unique car il est important de se démarquer face aux concurrents et surtout de donner envie aux invités de participer à l’événement. C’est pour cette raison que pour que l’organisation soit parfaite, il faut trouver des idées originales.

Les outils de communication avant, pendant et après l’événement

Avant l’événement :

Il existe de nombreuses façons de faire passer un message et de donner envie de participer à l’événement. Dès le début, la communication joue un rôle important car il faut « vendre » l’événement : création d’un blog ou d’un site web pour la promotion et les inscriptions des personnes conviées par exemple.

Petit plus :
Afin de rassurer les participants, il peut être intéressant de créer une vidéo qui donnera un premier aperçu de l’événement (en 3D par exemple) avec une voix off qui expliquera le planning de la journée. C’est une façon simple et efficace de donner une idée de ce qui les attend.

Pendant l’événement :

C’est la partie la plus importante car l’événement doit être unique et doit faire passer le message de façon efficace. Cela peut se faire sous forme d’ateliers, animations, interventions, divertissements, expositions, plénières, conventions, présentations,…

Petit plus :
Si vous devez présenter un nouveau produit ou projet auprès de vos clients ou futurs clients, vous pouvez organiser des activités ou des workshops en y insérant une vidéo qui va présenter ce produit. Le commercial pourra appuyer et illustrer ses arguments à l’aide de cette vidéo en vantant les qualités du produit. C’est une bonne façon de rassurer le client.
Vous pouvez, de plus, insérer cette vidéo dans un powerpoint de présentation ou alors laisser la vidéo tourner en boucle sur un atelier de présentation.

De même, si le nombre d’invités est important, vous pouvez diffuser en direct une convention (ou plénière) sur écran géant. Le public pourra mieux voir et comprendre le message. Vous pourrez par la suite utiliser les meilleures images pour les mettre sur votre site Internet.

Après l’événement :

Vous pouvez diffuser sur votre site Internet les moments forts de l’événement. Cette vidéo pourra aussi être envoyée aux clients qui n’ont pas pu assister à l’événement ou aux journalistes pour illustrer l’envoi des communiqués de presse.
De même, les vidéos réalisées pour le jour de l’événement (vidéo produit, de formation,…) peuvent être elles aussi réutilisées.